AVG Kennisgevingsplicht

Binnen de AVG kennen we de kennisgevingsplicht inzake rectificatie of wissing van persoonsgegevens of verwerkingsbeperking (artikel 19).

Dit betekent dat de verwerkingsverantwoordelijke (de originele ontvanger van de gegevens) iedere ontvanger aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt in kennis stelt van:

• Rectificatie van de persoonsgegevens
• Verzoek tot wissing van de persoonsgegevens (recht op vergetelheid)
• Beperking van de verwerking van persoonsgegevens

Tot zover een duidelijk verhaal. In artikel 19 staat tevens dat je als verwerkingsverantwoordelijke deze plicht hebt, tenzij het onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vereist.

Onmogelijk is het in een situatie dat de ontvangende partij (gegevensverwerker) failliet is of haar activiteiten heeft gestaakt. In dit specifieke geval doet u er goed aan dit wel te documenteren zodat u dit bij het eerste verzoek direct kan aantonen.

Onevenredig veel inspanning is een veel vager omschreven definitie of te wel niet in verhouding en/of buitensporig. Maar wanneer wordt een actie die je bij wet verplicht bent “onevenredig veel”? Vast staat hiermee dat je het in elk geval een aantal acties moet ondernemen en je er spreekwoordelijk niet mee wegkomt als je niets doet. Maar wat je precies moet doen is in deze ook niet duidelijk. Omdat hier onduidelijkheid over kan ontstaan is het raadzaam om de acties die je uitvoert te documenteren. Dit kan je doen door bijvoorbeeld:

• Een kopie van een mail vast te leggen
• Te loggen wanneer je getracht hebt de organisatie te bereiken 
• Uitgaande post registeren van de verzonden brief

Vervolgens kan je bij het documenteren verder argumenteren dat je van mening bent dat je in voldoende mate hebt getracht de gegevensverwerkende partij te informeren.

Uiteindelijk draait het om de intentie, de energie, het verantwoordelijkheidsgevoel en onderbouwing, niet zozeer of het in die specifieke zaak de inspanning wel of niet onevenredig veel is geweest.